Dagsordener og Referater

Udvalg: § 17 stk. 4 Udvalg

Mødedato: 25-09-2019 17:00:00

• 1.

  Idekasseforslag

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Orientering om status på "Idekasseforslag" samt drøftelse af hvordan "Idekassen" kan markedsføres.

     

    

  • Baggrund

    Udvalget har på sit møde den 25. marts 2019 besluttet at oprette en "Idekasse", hvor borgerne kan indsende forslag til kommunen. Udvalget besluttede endvidere, at udvalget ved hvert møde skulle have en orientering om indkomne forslag.

     

    "Idekassen" blev oprettet ultimo april og første forslag kom den 5. marts 2019. Forslaget er vedlagt som bilag. Der er endnu ikke kommet en tilbagemelding fra Teknik og Miljøudvalget, da der først afholdes møde i udvalget primo juni.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Udgiftsneutral.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4 udvalget.

     

    

  • Indstilling

    • at orienteringen tages til efterretning
    • at udvalget drøfter og beslutter hvordan "Idekassen" kan markedsføres

     

    § 17 stk. 4 Udvalg, 29. maj 2019, pkt. 1:

    Mødet blev aflyst.

     
    
    § 17 stk. 4 Udvalg, 19. juni 2019, pkt. 1:

    Mødet blev aflyst.

     

    Supplerende sagsfremstilling:

     Det indkomne forslag til "Idekassen" har nu været behandlet af Teknik- og miljøudvalget den 12.08.2019.  Beslutning og bilag vedlægges til orientering.

     

    Udvalget bedes drøfte og beslutte hvordan "idekassen" kan markedsføres.

     

    Dette kunne f.eks. ske ved følgende tiltag:

     

    -reklame for idekassen på forsamlingshusmøderne - fora mellem forsamlingshusmøderne hvor man kan komme med ideer m.v.

    -prøve om vi kan få noget ind omkring "idekassen" i.f.m. pressedækning af det kommende forsamlingshusmøde

    -reklamerer for "Idekassen" på vores facebook/hjemmeside

     

    

  • Beslutning

     Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Orienteringen om det første indkomne "Idekasseforslag" blev taget til efterretning. Der var stor tilfredshed med Teknik- og Miljøudvalgets behandling af det indkomne "Idekasseforslag".

     

    Udvalget godkendte de fremsatte forslag til "markedsføring" af "Idekassen". Endvidere besluttede udvalget, at der skal laves et lille "infokort" om idekassen, som kan udleveres på forsamlingshusmøder og andre relevante steder.

     
    "Idekassen" blev evalueret. Ordningen fastholdes og evalueres løbende.

     

    

  • Bilag

    Oversigt over indkomne Idekasseforslag

    Dagsordenspunkt: Orientering til TMU vedr. henvendelse fra §17, stk 4 Udvalget behandlet på mødet 12. august 2019 kl. 08:30 (Skjoldborg, Administrationsbygningen Farsø ) i Teknik- og Miljøudvalge.docx

    Forslag Benny Hansen til §17 udvalget

    
  

• 2.

  Forsamlingshusmøder 2019

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Chrisensen

     

    

  • Resume

    Orientering om forsamlingshusmøder 2019 samt drøftelse af afholdelse af forsamlingshusmøder i 2020.

     

    

  • Baggrund

    Udvalget besluttede på sit møde 25. marts 2019, at der skulle afholdes 2 forsamlingshusmøder i 2019 henholdsvis før sommer og i efteråret. De udvalgte værter for forsamlingshusmøderne i 2019 er Ertebølle Samvirke og Vesthimmerlands Museumsforening.

     

    Første forsamlingshusmøde afholdes den 18. juni 2019 kl. 19-21 på Campinggaarden i Ertebølle.

     

    Der sker annoncering af mødet på Facebook, Kommunens hjemmeside samt via annoncering i lokalaviserne.

     

    Der er aftalt følgende ramme for mødet:

     

    • Velkomst ved Ertebølle Samvirke
    • Orientering om rammen for mødet ved Lars Andresen
    • Ca. 3 kvarters fri debat i salen
    • Kaffe/Kage
    • Ca. 3 kvarters debat ved de enkelte borde
    • Opsamling i plenum

     

    Ertebølle Samvirke vil gerne selv lede debatten, hvilket er aftalt de gør. De har også forberedt nogle spørgsmål, som de vil fremsende forinden mødet.

     

    Der er udsendt invitation til Byrådet den 10. maj 2019.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ertebølle Samvirke står for det praktiske arrangement, ligesom de vil annoncerer forsamlingshusmødet på deres hjemmeside.

     

    Kommunen annoncerer som sagt på Facebook, Kommunens hjemmeside samt i lokalaviserne.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Udgift ca. 10.000,00 kr. pr. forsamlingshusmøde. Udgiften afholdes indenofr bestående ramme.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17,stk. 4 udvalgt for borgerinddragelse.

    

  • Indstilling

    • at orienteringen tages til efterretning
    • at udvalget drøfter og beslutter formen på forsamlingshusmøder i 2020

     

    § 17 stk. 4 Udvalg, 29. maj 2019, pkt. 2:

    Mødet blev aflyst.

     
    
    § 17 stk. 4 Udvalg, 19. juni 2019, pkt. 2:

    Mødet blev aflyst.

     

    Supplerende sagsfremstilling:

     

    Første forsamlingshusmøde 18.06.2019 

    Første forsamlingshusmøde blev afholdt 18.06.2019 i Ertebølle.

     

    Referat  fra mødet blev udsendt til de respektive forvaltninger i kommunen med henblik på administrativ/politisk vurdering/drøftelse af de fremkomne forslag på mødet. Grundet den mellemliggende ferie er der endnu ikke kommet tilbagemeldinger herpå. Tilbagemeldinger der måtte fremkomme inden mødet vil blive fremlagt på mødet.

     

    Andet forsamlingshusmøde 08.10.2019

    Den 08.10.2019 afholdes det andet forsamlingshusmøde i 2019 på Vesthimmerlands Museum i Aars.

     

    Rammen for forsamlingshusmødet den 08.10.2019 er lig den ramme der blev anvendt i Ertebølle.

     

    I forbindelse med markedsføring af arrangementet har vi denne gang prøvet at understrege, at arrangementet er for hele Vesthimmerlands Kommune, ligesom vi annoncerer arrangementet i de 4 ugeaviser i kommunen, på kommunens hjemmeside, facebook, samt ved henvendelse til idrætsforeninger, borgerforeninger, handelsstadsforeninger i hele kommunen og på kommunens intranet. Endvidere vil vores vært Vesthimmerlands Museumsforening samt Vesthimmerlands Museum sætte annoncen på deres hjemmesider.

     

    Fremtidige forsamlingshusmøder

    Udvalget har fremsendt budgetønske drift - forsamlingshusmøder til budget 2020-2023. Udvalget bedes drøfte og beslutte formen på de kommende møder. Der er i budgetønsket budgetteret med 2 møder.

     

    Udvalget bedes drøfte følgende:

     

    • Hvordan skal "værterne" ved forsamlingshusmøderne i 2020 findes?

     

        -der kan vælges blandt de tidligere indkomne forslag

        -der kan annonceres efter forslag til værter som i 2019

        -VHK kan selv være vært og arrangement kan holdes i en af hallerne i kommunen

     

    • Hvordan skal rammerne for mødet være?

     

        -plenum debat/debat ved borde/en kombination

        -spis sammen arrangementer - borgerne skal selv betale

        -udendørarrangement - fx "bål ved søen" med snobrød for medfølgende børn

        -emner for debatten sættes fx. 2 emner af byrådet og 1 emne af værten eller udvalget indbyder til debat om et emne

        -afgrænset kreds indbydes af udvalget til drøftelse af et bestemt emne

        -forsamlingshusmøde i kulturugen - "Hvad vil vi med kulturen?"

        -forsamlingshusmøde i.f.m. folkemøde for unge

     

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Udvalget besluttede

     

    • at der skal afholdes 2 forsamlingshusmøder i 2020
    • at der annonceres efter "værter" til møderne i 2020
    • at udvalget, mellem de indkomne forslag til "værter", udvælger 2 "værter" for møderne i 2020
    • at administrationen tager kontakt til "kulturugen" med henblik på et evt. samarbejde om et fælles forsamlingshusmøde i kulturugen 2020
    • at "rammen" for forsamlingshusmøderne i 2020 er den samme som i 2019
    • at der arbejdes frem mod et forsamlingshusmøde på "Folkemødet for unge" i 2021

     

    
  

• 3.

  Undersøgelse af borgerinddragelse på individniveau

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.: Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Orientering og drøftelse af undersøgelse af borgerinddragelse på individniveau.

     

    

  • Baggrund

    På møde den 24. april 2019 fremlagde studerende fra Aalborg Universitet deres forslag til undersøgelsesdesign af bl.a. borgerinddragelse på individniveau. Der ønskes en drøftelse af om dette oplæg gav anledning til bemærkninger i forhold til den planlagte undersøgelse.

     

    Som led i denne undersøgelse er igangsat en proces i Chefforum om, hvordan "vi sætter borgeren i centrum". I den forbindelse er der aftalt nogle "prøvehandlinger" i de enkelte forvaltninger. Pia Munch Riisgaard vil på mødet orientere om denne proces og de aftalte "prøvehandlinger".

     

    

  • Forventet konsekvens

     

    Prøvehandlinger igangsættes for at teste, hvorvidt der kan opnås en effekt i form af forbedret borgerinddragelse, hvorefter de enkelte handlinger kan give anledning til egentlige handlinger.

     

    Ved at igangsætte prøvehandlinger skabes et erfaringsgrundlag og en erfaringsudveksling som giver inspiration til øget borgerinddragelse for hele kommunen.  

     

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Planlægges udført sammen med brugertilfredshedsundersøgelse besluttet af Byrådet. Afholdes indenfor bestående ramme.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4 udvalget om borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at orienteringen tages til efterretning.

     

    § 17 stk. 4 Udvalg, 29. maj 2019, pkt. 3:

    Mødet blev aflyst.

     
    
    § 17 stk. 4 Udvalg, 19. juni 2019, pkt. 3:

    Mødet blev aflyst.

     

    Supplerende sagsfremstilling:

     Ingen.

    

  • Beslutning

     Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Pia Munch Risgaard orienterede om prøvehandlinger i kommunens forvaltninger. Udvalget tog orienteringen til efterretning.

     

    
  

• 4.

  Orientering om borgerinddragelse på Kommunens hjemmeside

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.: Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Orientering om borgerinddragelse på Kommunens hjemmeside.

     

    

  • Baggrund

    Alt om borgerinddragelse er nu samlet på Kommunens hjemmeside under politik, visioner og strategi. P.t. kan det tilgås direkte fra forsiden via et link.

     

    På siden finder man link til

     

    • rapport om borgerinddragelse og tilhørende bilag
    • Web TV
    • Idekassen
    • Forsamlingshusmøder 2019

     

    Endvidere vil vi udbygge med små historier omkring borgerinddragelse i Kommunen.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Forhåbentlig mere interesse for borgerinddragelse i Kommunen.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Afholdes indenfor den økonomiske ramme.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4 udvalget om borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at orienteringen tages til efterretning.

     

    § 17 stk. 4 Udvalg, 29. maj 2019, pkt. 4:

    Mødet blev aflyst.

     
    
    § 17 stk. 4 Udvalg, 19. juni 2019, pkt. 4:

    Mødet blev aflyst.

     

    Supplerende sagsfremstilling:

     Ingen.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Orienteringen blev taget til efterretning.

     

    

  • Bilag

    Forslag til tiltag på ny hjemmeside

    
  

• 5.

  Evaluering af livestreaming

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.: Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Udvalget skal evaluere på livestreaming med henblik på beslutning om, hvorvidt livestreaming skal videreføres i 2020.

     

    

  • Baggrund

    Kommunikationsafdelingen har lavet en evaluering af livestreaming fra implementeringen og indtil nu. Denne vedlægges som bilag.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Øget mulighed for borgerinddragelse.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    2020: 50.000 kr. til køb af udstyr samt 40.000 kr. til drift.

    2021 og fremefter : 40.000 kr. til drift.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalgt om borgerinddragelse. Evt. budgetønske om forsat livestreaming behandles i Byrådet via Økonomiudvalget.

     

    

  • Indstilling

    • at udvalget tager evalueringen til efterretning og
    • at udvalget beslutter om der skal ske indstilling af budgetønske til budget 2020 i forhold til forsat livestreaming.

     

    § 17 stk. 4 Udvalg, 29. maj 2019, pkt. 5:

    Mødet blev aflyst.

     
    
    § 17 stk. 4 Udvalg, 19. juni 2019, pkt. 5:

    Mødet blev aflyst.

     

    Supplerende sagsfremstilling:

     På baggrund af skriftlig høring i udvalget er der indleveret budgetønske til permanent videreførelse af livestreaming.

     

    Det kan supplerende oplyses, at antallet af seere i juni og august har været følgende:

    Statistik juni måned

     LIVE STREAM

    Total:                                                 54

    Seere der har set med >30 min:        19

    Seere der har set med >60 min:        9

    Seere der har set med >90 min:        5

     VIDEO ON DEMAND

    Total hits:                       386

    De sidste 24 timer:         0

    De sidste 7 dage:           1

    Den seneste måned:       19

    Det seneste år:              386

     

     

    Statistik August måned

     LIVE STREAM

    Total:                                                 54

    Seere der har set med >30 min:        30

    Seere der har set med >60 min:        21

    Seere der har set med >90 min:        7

    VIDEO ON DEMAND

    Total hits:                       191

    De sidste 24 timer:         2

    De sidste 7 dage:           12

    Den seneste måned:       191

    Det seneste år:              191

     

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Evalueringen tages til efterretning. Der er medtaget budgetønske til 2020 til fortsættelse af livestreaming.

     

    

  • Bilag

    Status på WEB TV

    
  

• 6.

  Budgetønsker 2020

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.: Tina Kjær-Christensen

     

    

  • Resume

    Udvalget træffer beslutning om budgetønsker 2020 vedrørende borgerinddragelse.

     

    

  • Baggrund

    Udvalget bedes drøfte ønsker til budget 2020 i forhold til borgerinddragelse.

     

    Forvaltningen kan pege på følgende mulige budgetønsker:

     

    	2020	2021	2022	2023
    1. Projektudvalg/temaudvalg 1 udvalg med ønsket emne	30	30	30	30
    2. Livestreaming	95	45	45	45
    3. Samskabelseskontor	250	250	250	250
    4. Borgerdrevne forslag	1.500	1.400	1.400	1.400
    5. Borgerbudgettering Kun de administrative omkostninger forbundet med borgerbudgettering, hertil kommer det budgetbeløb der udlægges til borgerbudgettering.	60	60	60	60
    6. Forsamlingshusmøder.	20	20	20	20
    7. Politikerne møder borgerne - det uformelle møde.	20	20	20	20
    8. Ny hjemmeside den anførte pris er en minimumspris.	500	500	500	500

      

    

  • Forventet konsekvens

    Øget borgerinddragelse.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Kommunal selvbestemmelse.

     

    

  • Økonomi

    Fremgår ovenfor under de enkelte forslag til budgetønsker.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    Byrådet via Økonomiudvalget og § 17, stk. 4-udvalget om borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at udvalget træffer beslutning om, hvilke budgetønsker der skal fremsendes til Byrådet via Økonomiudvalget.

     

    § 17 stk. 4 Udvalg, 29. maj 2019, pkt. 6:

    Mødet blev aflyst.

     

    
    § 17 stk. 4 Udvalg, 19. juni 2019, pkt. 6:

    Mødet blev aflyst.

     

    Supplerende sagsfremstilling:

     Da møderne i foråret blev aflyst blev følgende budgetønsker, efter mailkorrespondance mellem udvalgets medlemmer, fremsendt til Byrådet via Økonomiudvalget:

     

    -budgetønske drift - live tv

    -budgetønske drift - hjemmeside

    -budgetønske drift-forsamlingshusmøder

    -budgetønske drift - det uformelle møde

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Udvalget godkendte de fremsendte budgetønsker til budget 2020.

     

    

  • Bilag

    Budgetalternativ drift - live tv

    Budgetalternativ drift - Hjemmeside

    Budgetalternativ drift - forsamlingshusmøder

    Budgetalternativ drift - det uformelle møde

    
  

• 7.

  Mødekalender 2020

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.: 00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

    

  • Resume

    Udvalget træffer beslutning om mødekalender 2020.

     

    

  • Baggrund

    Ifølge kommissoriet for § 17, stk. 4 udvalget om borgerinddragelse holder udvalget 4 møder årligt i hhv. marts, maj, september og oktober.

     

    Forslag til mødedatoer:

     

    23.03.2020

    26.05.2020

    03.09.2020

    28.10.2020

     

     

    

  • Forventet konsekvens

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Ingen relevant lovgivning.

     

    

  • Økonomi

    Udgiftsneutral.

     

    

  • Procesplan

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Sagen afgøres i

    § 17, stk. 4-udvalget om borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at udvalget drøfter og beslutter mødekalender 2020.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Godkendt.

     

    
  

• 8.

  Spørgetid i forbindelse med byrådsmøder

  • Punktoplysninger

    Sagsnr.:00.22.04-G01-20-18

    Sagsbeh.:Tina Kjær-Christensen

    

  • Resume

    Udvalget drøfter og beslutter om udvalget skal lave et nyt spørgetidsreglement.

     

    

  • Baggrund

    Siden der blev indført "spørgetid" før byrådsmøderne i 2012, har der været 8 henvendelser herom. Nogle har ikke kunnet behandles på grund af, at spørgsmålene var rettet mod punkter på dagsorden på det efterfølgende byrådsmøde og en enkelt henvendelse var af en sådn karakter, at det ikke kunne behandles.

     

    Henset til det begrænsede antal henvendelser er spørgsmålet om borgerne egentlig er klar over, at der er mulighed for at komme med spørgsmål i spørgetiden, eller om "det formelle" i forbindelse med at stille spørgsmål modvirker at der stilles ret mange spørgsmål.

     

    Det er forvaltningens vurdering, at man med fordel kunne overveje at udarbejde nye spørgstidsregler, med så få formelle regler som muligt. Endvidere vil information om spørgetiden kunne medvirke til øget borgerinddragelse.

     

    

  • Forventet konsekvens

    Ved at udvidde muligheden for at spørge politikerne, og gøre det så uformelt som muligt, vil muligheden for borgerinddragelse øges.

     

    

  • Organisering og kommunikation

    Ingen bemærkninger.

     

    

  • Lovgrundlag

    Ingen relevant lovgivning.

     

    

  • Økonomi

    Udgiftsneutral.

     

    

  • Procesplan

    25.09.2019 Drøftelse i udvalget

    28.10.2019 Behandling af udkast til nye spørgetidsregler

    28.11.2019 Behandling i byrådet

     

    

  • Sagen afgøres i

    Byrådet via § 17, stk. 4-udvalget om borgerinddragelse.

     

    

  • Indstilling

    • at udvalget drøfter og beslutter om der skal udarbejdes et oplæg til nye spørgetidsregler.

     

    

  • Beslutning

    Fraværende: Per Nyborg og Signe Nøhr

     

    Udvalget besluttede at administrationen udarbejder udkast til nye spørgetidsregler, der behandles på kommende møde i oktober 2019.

     

    
  